Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Generalidades

PREMIER IMPUESTOS Y AUDITORÍA S.A.S. (en adelante, «Premier»), que opera bajo la marca Premier-IA Impuestos & Auditoría, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta en desarrollo de su actividad profesional: asesoría tributaria, auditoría, revisoría fiscal, contabilidad, nómina y asesoría jurídica societaria y laboral.

Esta política informa cómo se recolectan, almacenan, usan, circulan y suprimen esos datos, y cuáles son los derechos de los titulares y los canales para ejercerlos. Se adopta en cumplimiento del artículo 17, literal k), de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, y obliga a Premier, a sus socios, trabajadores, contratistas y a los terceros que traten datos por su cuenta.

2. Marco legal

Esta política se adopta en cumplimiento de las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
• Ley 1266 de 2008, en lo que resulte aplicable a la información financiera, crediticia y comercial.
• Decreto 090 de 2018, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos, en caso de que Premier esté obligada a la inscripción.
• Ley 43 de 1990, artículo 63, y Código de Comercio, artículo 214, sobre la reserva profesional del contador público y del revisor fiscal.
• Ley 1273 de 2009, sobre la protección de la información y de los datos.

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales que Premier trate como responsable o como encargado, y a la información que se recolecte a través del sitio web premier-ia.co, sus formularios, las páginas de acceso restringido, el correo electrónico, WhatsApp, el teléfono y los canales presenciales.

4. Sobre sus datos personales

La entrega de datos personales a Premier es voluntaria. Sin embargo, algunos datos son necesarios para atender una solicitud, elaborar una propuesta o prestar un servicio; si el titular decide no suministrarlos, es posible que Premier no pueda atenderlo. Premier no solicita datos sensibles a través del sitio web.

Según la relación que tenga con cada persona, Premier trata las siguientes categorías de datos:

• Clientes y prospectos: nombre, identificación, cargo, correo, teléfono, dirección y la información que entreguen por los formularios del sitio, por WhatsApp o por correo.
• Titulares vinculados a nuestros clientes: datos de socios, empleados, proveedores, copropietarios, residentes y terceros contenidos en la información contable, tributaria, laboral y financiera que el cliente entrega para la prestación de los servicios. Respecto de estos datos Premier actúa como encargado y el cliente conserva la calidad de responsable.
• Copropietarios y usuarios autorizados de las páginas de acceso restringido: datos de identificación y contacto necesarios para atender solicitudes, y la información que suministren por la línea de ética.
• Proveedores, contratistas, trabajadores y candidatos: datos de identificación, contacto, formación, experiencia, seguridad social y pago.
• Visitantes del sitio web: datos de navegación descritos en la Política de cookies.

El titular garantiza que los datos que entrega son veraces y están actualizados, y que cuenta con autorización para suministrar los datos de terceros que incluya en sus comunicaciones.

5. Finalidad del tratamiento de datos

Premier trata los datos personales para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información, cotizaciones y asesorías.
• Celebrar, ejecutar y terminar contratos de auditoría, revisoría fiscal, contabilidad, nómina, asesoría tributaria y asesoría jurídica.
• Cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y profesionales de Premier y las que se derivan del encargo de sus clientes.
• Poner a disposición de los copropietarios y usuarios autorizados los reportes e informes de la copropiedad o de la empresa respectiva.
• Informar sobre cambios en los servicios, en los honorarios o en las condiciones de la relación contractual.
• Evaluar la calidad de los servicios y realizar encuestas de satisfacción.
• Enviar comunicaciones sobre novedades normativas, vencimientos, servicios y eventos, cuando el titular lo haya autorizado.
• Gestionar la relación con proveedores, contratistas, trabajadores y candidatos, incluidos los procesos de selección, pago y seguridad social.
• Facturar, gestionar la cartera y llevar la contabilidad de Premier.
• Atender consultas, peticiones y reclamos, y dar respuesta a requerimientos de autoridades competentes.
• Mantener la seguridad del sitio web y mejorar su funcionamiento.

Si Premier requiere usar los datos para una finalidad distinta, solicitará una nueva autorización al titular (Decreto 1377 de 2013, artículo 5).

6. Recepción y uso de la información

Premier recibe datos personales por los siguientes medios:

• Formularios de contacto del sitio web y solicitudes de asesoría.
• Mensajes de WhatsApp, llamadas telefónicas y correos electrónicos.
• Propuestas comerciales, contratos y documentos que se intercambian durante la prestación de los servicios.
• Información contable, tributaria, laboral y financiera que entregan los clientes.
• La línea de ética y los formularios dispuestos para las copropiedades.
• Datos que se generan de forma automática durante la navegación, descritos en la Política de cookies.

Premier no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales. La información solo se suministra a las personas señaladas en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012: el titular, sus causahabientes o representantes; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; y los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Para operar, Premier utiliza proveedores de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, analítica de datos y mensajería, algunos ubicados fuera de Colombia. Con ellos los datos se comparten como transmisión, bajo las condiciones del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Las transferencias internacionales se sujetan al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

7. Almacenamiento de sus datos personales

Los datos se almacenan en los sistemas contables y de gestión de Premier, en servicios de almacenamiento en la nube con control de acceso por usuario y clave, y en el servidor del proveedor de alojamiento del sitio web. Los documentos físicos se conservan en archivos de acceso restringido en las oficinas de Premier. Solo accede a la información el personal que la necesita para cumplir sus funciones, el cual está sujeto a obligaciones de confidencialidad.

8. Seguridad de la información

Premier adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos (Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal g), entre ellas el control de acceso por usuario y clave, el uso de conexiones cifradas, las copias de respaldo y los acuerdos de confidencialidad con su equipo y sus proveedores.

Ninguna transmisión por internet ni sistema de almacenamiento es completamente seguro. El titular debe custodiar sus claves y abstenerse de enviar por canales no seguros información que no sea necesaria. Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos personales, Premier lo gestionará y lo informará conforme a la ley.

9. Información de acceso restringido y de uso reservado

Premier pone a disposición de algunos clientes y copropiedades páginas protegidas con clave, tableros de Power BI, informes y enlaces a documentos. Esa información es de uso reservado y se rige por las siguientes reglas:

• Los enlaces, claves, tableros e informes están destinados exclusivamente a los propietarios de la información, es decir, a la copropiedad o empresa respectiva, a sus copropietarios o socios y a las personas expresamente autorizadas por su administración.
• Quien recibe un enlace o una clave se obliga a custodiarlo, a usarlo solo con fines informativos y de control de su copropiedad o empresa, y a no compartirlo, reproducirlo ni divulgarlo a terceros no autorizados.
• Premier no se hace responsable por el uso de la información con fines distintos a aquellos para los que fue entregada, ni por el acceso de terceros que se derive de haber compartido, de manera voluntaria o negligente, los enlaces, las claves o los documentos descargados. Esa responsabilidad recae en quien incurra en la conducta.
• Si un usuario tiene conocimiento de un acceso no autorizado, debe informarlo de inmediato a gerencia@premier-ia.co para que se cambien las claves o se retiren los enlaces.

Estas reglas desarrollan los principios de acceso y circulación restringida y de confidencialidad (Ley 1581 de 2012, artículo 4, literales f y h), y la reserva profesional del contador público y del revisor fiscal (Ley 43 de 1990, artículo 63; Código de Comercio, artículo 214). El acceso abusivo a un sistema informático y la violación de datos personales son conductas sancionadas por los artículos 269A y 269F del Código Penal, adicionados por la Ley 1273 de 2009.

10. Empleo de cookies

El sitio web utiliza cookies y almacenamiento local para recordar la elección del visitante sobre el aviso de cookies y para mantener el acceso a las páginas protegidas con clave. Estas herramientas no identifican por sí solas a una persona. El visitante puede configurar su navegador para rechazarlas o eliminarlas; en ese caso podrá consultar los contenidos públicos, pero algunas funciones pueden dejar de operar. El detalle está en la Política de cookies.

11. Enlaces

El sitio contiene enlaces a servicios de terceros, como WhatsApp, redes sociales, Microsoft Power BI, Google Drive y formularios externos. Premier no controla esos sitios y no responde por su contenido, su disponibilidad, la exactitud de su información ni sus prácticas de privacidad. Al ingresar a ellos aplican las políticas de cada proveedor.

12. Conocimiento, actualización, rectificación y supresión

El titular puede solicitar en cualquier momento que Premier le informe qué datos suyos trata, que los actualice o rectifique cuando sean parciales, inexactos o incompletos, o que los suprima. La supresión y la revocatoria de la autorización no proceden cuando exista un deber legal o contractual de conservar el dato (Decreto 1377 de 2013, artículo 9), como ocurre con los soportes contables, tributarios y los papeles de trabajo.

13. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite ante Premier (artículo 16).
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política tenga modificaciones sustanciales (Decreto 1377 de 2013, artículo 21).

14. Atención al titular

La Gerencia de Premier es el área encargada de atender las consultas, peticiones y reclamos sobre datos personales (Decreto 1377 de 2013, artículo 23). Los titulares pueden escribir a gerencia@premier-ia.co, llamar al +57 312 280 6381 o radicar su solicitud en la Carrera 19A n.º 77-18, oficina 606, Bogotá D.C. Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, según el procedimiento del Capítulo IV del manual interno.

15. Vigencia

Esta política rige a partir del 6 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantienen vigentes mientras subsistan las finalidades para las que se recolectaron los datos y las obligaciones legales o contractuales de conservación (Decreto 1377 de 2013, artículo 11). Los libros y papeles del comerciante se conservan por diez (10) años, conforme al artículo 60 del Código de Comercio y al artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Cumplidos esos términos, los datos se suprimen o se anonimizan.

Manual interno de políticas y procedimientos

El siguiente manual desarrolla la política anterior y fija las reglas internas que Premier aplica para garantizar el derecho de hábeas data.

Capítulo I. Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y fundamento

Este manual se adopta con fundamento en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Su objeto es garantizar el derecho de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que Premier haya recogido sobre ellas.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

Aplica a las bases de datos de clientes y prospectos, de titulares vinculados a los clientes, de copropiedades y usuarios de acceso restringido, de proveedores y contratistas, y de trabajadores y candidatos, en medio físico o digital. No aplica a los datos de personas jurídicas ni a las bases excluidas por el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 3. Definiciones

Se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, entre ellas:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

Artículo 4. Principios

El tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada.
• Finalidad: obedece a un propósito legítimo que se informa al titular.
• Libertad: solo procede con el consentimiento del titular o por mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo se entregan a personas autorizadas y no se publican en medios masivos sin control de acceso.
• Seguridad: la información se protege con las medidas necesarias para evitar su pérdida o uso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminada su relación con Premier.

Capítulo II. Autorización

Artículo 5. Autorización del titular

Premier solicita la autorización previa, expresa e informada del titular, a más tardar en el momento de la recolección (Ley 1581 de 2012, artículo 9; Decreto 1377 de 2013, artículo 5). Al solicitarla informa el tratamiento y su finalidad, el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores, los derechos del titular y los datos de contacto del responsable (Ley 1581 de 2012, artículo 12).

Artículo 6. Forma y prueba de la autorización

La autorización puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, como el envío de un formulario del sitio web o de un mensaje que solicita un servicio. El silencio no equivale a autorización (Decreto 1377 de 2013, artículo 7). Premier conserva prueba de la autorización en medio físico o electrónico (artículo 8).

Artículo 7. Aviso de privacidad

Cuando no es posible poner esta política a disposición del titular, Premier le informa su existencia mediante el Aviso de privacidad, con el contenido mínimo del artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.

Artículo 8. Casos en que no se requiere autorización

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del registro civil.

Artículo 9. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Cuando el tratamiento de datos sensibles sea necesario para prestar un servicio, por ejemplo en procesos de nómina y seguridad social, se informará al titular que no está obligado a autorizarlo y se aplicarán los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. El tratamiento de datos de menores de edad se sujeta al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, y exige la autorización de su representante legal.

Artículo 10. Revocatoria de la autorización

El titular puede revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, mediante reclamo, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (Decreto 1377 de 2013, artículo 9).

Capítulo III. Derechos y deberes

Artículo 11. Derechos de los titulares

Los titulares tienen los derechos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, descritos en el numeral 13 de esta política.

Artículo 12. Legitimación para ejercer los derechos

Los derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro, previa acreditación de su calidad (Decreto 1377 de 2013, artículo 20).

Artículo 13. Deberes de Premier como responsable

Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Premier debe:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización.
• Informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
• Garantizar que la información que entregue a un encargado sea veraz, completa, exacta y actualizada, y rectificarla cuando sea incorrecta.
• Suministrar al encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado y exigirle condiciones de seguridad y privacidad.
• Tramitar las consultas y los reclamos en los términos de ley.
• Informar, a solicitud del titular, el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones y los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 14. Deberes de Premier como encargado

Cuando trata datos por cuenta de sus clientes, Premier cumple los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012: trata los datos solo según las instrucciones del cliente y para la finalidad del encargo, los conserva bajo condiciones de seguridad, actualiza la información que el cliente le reporta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, permite el acceso únicamente a las personas autorizadas y traslada al cliente las consultas y los reclamos que le correspondan como responsable.

Capítulo IV. Procedimientos de acceso, consulta y reclamación

Artículo 15. Canales

Las solicitudes se reciben por correo electrónico en gerencia@premier-ia.co, por teléfono en el +57 312 280 6381 o por escrito en la Carrera 19A n.º 77-18, oficina 606, Bogotá D.C. (Decreto 1377 de 2013, artículo 22). Premier puede pedir los documentos necesarios para verificar la identidad del solicitante.

Artículo 16. Consultas

Se responden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Ley 1581 de 2012, artículo 14).

Artículo 17. Reclamos

El reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección o el correo de notificación y los documentos que quiera hacer valer (Ley 1581 de 2012, artículo 15).

• Si el reclamo está incompleto, Premier requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Transcurridos dos (2) meses sin que se subsane, se entenderá desistido.
• Si Premier no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
• Recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite».
• El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 18. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Premier (Ley 1581 de 2012, artículo 16).

Capítulo V. Seguridad de la información

Artículo 19. Medidas de seguridad

Premier aplica, como mínimo, las siguientes medidas:

• Usuarios y claves individuales para los sistemas contables, el correo, el almacenamiento en la nube y el administrador del sitio web.
• Acceso a la información limitado a quienes la requieren para sus funciones.
• Cláusulas de confidencialidad en los contratos con trabajadores, contratistas y proveedores.
• Copias de respaldo periódicas de la información.
• Páginas de clientes y copropiedades protegidas con clave, y cambio de la clave cuando se reporta un acceso no autorizado.
• Conexión cifrada (HTTPS) en el sitio web.
• Revisión periódica de los accesos y de las medidas adoptadas.

Artículo 20. Incidentes de seguridad

Todo trabajador o contratista debe reportar de inmediato a la Gerencia cualquier pérdida, acceso no autorizado o fuga de información. La Gerencia documentará el incidente, adoptará las medidas de contención, informará a los titulares afectados cuando haya riesgo para ellos y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1581 de 2012, artículo 17, literal n, y artículo 18, literal k).

Artículo 21. Transmisión y transferencia de datos

La entrega de datos a proveedores que los tratan por cuenta de Premier se hace mediante contrato de transmisión con las obligaciones del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. La transferencia a otro responsable ubicado en un país sin niveles adecuados de protección solo procede con autorización del titular o en las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Capítulo VI. Disposiciones finales

Artículo 22. Área responsable

La Gerencia de Premier es responsable de la protección de datos personales, de la atención de consultas y reclamos, y de velar por el cumplimiento de este manual (Decreto 1377 de 2013, artículo 23).

Artículo 23. Capacitación y responsabilidad demostrada

Premier da a conocer este manual a su equipo y conserva evidencia de las medidas adoptadas, de manera que pueda demostrar su cumplimiento ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Decreto 1377 de 2013, artículo 26).

Artículo 24. Registro Nacional de Bases de Datos

Premier inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando cumpla las condiciones del Decreto 090 de 2018, que obliga a las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT.

Artículo 25. Modificaciones y vigencia

Premier puede modificar esta política y este manual en cualquier momento. Los cambios sustanciales se informarán a través del sitio web antes de su entrada en vigencia (Decreto 1377 de 2013, artículo 13). Este documento rige a partir del 6 de octubre de 2026. Consulte también el Aviso de privacidad y la Política de cookies.